Berggeister Nollingen 1984 e.V.

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Mittwoch, den 23. Mai 2018 um 00:00 Uhr
Datenschutzordnung der Berggeister Nollingen e.V. Präambel Die Berggeister Nollingen e.V. verarbeiten in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung. § 1 Allgemeines Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern (aktiv und passiv) und Teilnehmerinnen und Teilnehmern an Veranstaltungen sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten. § 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder 1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Zu den Kategorien zählen die Aktivmitglieder, die Passivmitglieder und die Funktionsträger (Vorstandschaft). 2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag. 3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den übergeordneten Verbänden, denen der Verein zugehörig ist, können auch daraus resultierende Daten verarbeitet werden. § 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit 1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben. 2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an Veranstaltungen, Ergebnisse, Funktionsträger, Alter oder Geburtsjahrgang. 3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen. 4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder, Vorname, Nachname, mit Lichtbild veröffentlicht. Von Funktionsträgern können: Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht werden. Für weitergehende Veröffentlichungen ist die Einwilligung des jeweiligen Mitgliedes erforderlich. § 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. § 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen 1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern) nur insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten. 2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe. 3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden. § 6 Kommunikation per E-Mail 1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist. 2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden. § 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten. § 8 Datenschutzbeauftragter Da im Verein keine 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, ist der Verein nicht verpflichtet einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Es wird daher kein förmlicher Datenschutzbeauftragter benannt. § 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten 1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt den dazu benannten Vereinsmitgliedern. Änderungen dürfen ausschließlich durch die benannten Mitglieder, sowie den Administrator vorgenommen werden. 2. Die benannten Mitglieder zur Bestellung von Onlineauftritten, sind für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich. Durch die Vorstandschaft werden die Onlineauftritte zusätzlich auf die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen überwacht. § 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung 1. Alle Mitgliederinnen und Mitglieder des Vereins, insbesondere die Vorstandschaft, dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt. 2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden. § 11 Inkrafttreten Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 24.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.